Les salariés ont souvent la possibilité d’utiliser des notes de frais pour obtenir des remboursements par rapport à des déplacements ou à du carburant, voire des repas dans un restaurant. Les sociétés peuvent avoir recours à des solutions 2.0 pour gagner du temps, cela évite aussi les erreurs qui peuvent être préjudiciables pour vos finances. Avec un logiciel de notes de frais, vous pourrez gagner du temps et dresser plus facilement toutes les dépenses.
Comment utiliser un tel logiciel ?
Il peut être utilisé sur un ordinateur, mais également un Smartphone. Ce professionnel vous propose notamment une application gratuite, elle devrait faciliter l’enregistrement de toutes les notes de frais. Imaginons que vous devez séjourner dans un hôtel puisque vous rencontrez un client dans le cadre de la signature d’un client. Vous devez demander une facture et vous pouvez la prendre en photo avec votre Smartphone.
- Il faudra également renseigner la date à laquelle vous avez pu séjourner dans cet établissement hôtelier.
- Vous devrez aussi mentionner le prix ainsi que le numéro de la facture même si celle-ci est transmise et prise en photo.
- Vous envoyez le tout avec l’application mobile et le service des ressources humaines aura l’occasion d’enregistrer rapidement votre note de frais.
- Le coût sera remboursé surtout si vous avez pu avancer l’argent lors de votre séjour et le montant devrait être affiché sur votre fiche de paie.
Pour les notes de frais, de nombreuses dépenses sont concernées, c’est le cas des déplacements en voiture, les séjours dans les hôtels, les restaurants, les factures pour le carburant, et même les achats pour le déjeuner. Même si le salarié peut enregistrer de nombreuses notes de frais par jour, il gagnera du temps grâce à cette application qui s’avère être gratuite.
Les notes de frais sont possibles en portage salarial
Contrairement aux idées reçues, les salariés en CDI ne sont pas les seuls à être concernés par les notes de frais. En effet, si vous faites du portage salarial, vous pourrez également utiliser cette application puisque les dépenses sont aussi prises en compte. Par contre, le porté devra régler un pourcentage en fonction des frais qu’il voudra déclarer comme les déplacements en voiture. Les entreprises doivent dans tous les cas se renseigner auprès des professionnels pour utiliser les meilleurs logiciels de notes de frais, cela facilite grandement le travail des ressources humaines.
Bien sûr, toutes les sociétés ne proposent pas le remboursement de ces notes de frais, d’où l’intérêt de bien se renseigner avant d’accepter des déplacements dans le cadre de votre contrat. Il faut aussi préciser que les notes peuvent être validées pour les transports en commun, les déplacements en avion ou encore en bateau. N’hésitez pas à vous renseigner, vous ne serez clairement pas déçu par la qualité de ce logiciel.
