Alors que le monde du travail se numérise de plus en plus, nombreuses sont les PME qui se demandent comment gérer leurs ressources informatiques. En effet, il est devenu impératif de bien gérer son parc informatique, soit en mobilisant des ressources internes, soit en ayant recours à l’externalisation. De nos jours, les services d’infogérance informatique sont très plébiscités pour leurs nombreux avantages et conviennent à toutes les entreprises.
Les avantages de l’externalisation informatique pour les petites et moyennes entreprises
L’infogérance informatique présente de nombreux avantages pour les PME.
Un gain de temps
Externaliser partiellement ou totalement la gestion de votre parc informatique et de vos systèmes d’information est un excellent moyen de gagner du temps. En effet, vous pourrez alors vous concentrer sur votre cœur de métier et y consacrer votre temps. Ainsi, comme Infogérance nous l’indique, vous ne risquez pas de perdre de temps sur des opérations que vous ne maîtrisez pas. Les équipes internes seront déchargées des tâches chronophages.
Un gain de productivité
L’informatique n’est pas votre cœur de métier, mais il l’est pour les services d’infogérance informatique. Dès lors, ceux-ci vous apportent des conseils pertinents grâce à leur expérience et leur savoir-faire. En outre, des services de qualité et des équipements fiables et sûrs peuvent vous être fournis.
Une optimisation des coûts
Si vous optez pour l’infogérance informatique, vous n’avez pas besoin d’engager du personnel en interne. On sait combien il est difficile de recruter de nouveaux collaborateurs, surtout dans des domaines que vous ne maîtrisez pas. Par ailleurs, recourir à un service d’infogérance permet de résoudre diverses problématiques telles que la réduction des coûts de maintenance, des coûts liés à l’exploitation, l’optimisation du budget, etc.
Le recours à un prestataire de services informatiques vous donne dès lors la possibilité d’obtenir une vue globale des coûts et de prévoir les dépenses futures en matière de renouvellement et d’optimisation des équipements numériques.
Une sécurité optimisée
Les services d’infogérance informatique vous garantissent une sécurisation optimale de votre parc informatique. En effet, ils mettent en place des stratégies protectrices contre les éventuelles attaques de pirates informatiques et peuvent également former votre équipe aux notions de sécurité tout en lui fournissant des outils et des services pratiques.
Les types d’entreprises qui peuvent en bénéficier
Les entreprises de toute taille, de l’entrepreneur individuel aux grandes sociétés, peuvent recourir à une infogérance informatique pour optimiser et développer leur activité tout en faisant des économies sur les coûts. Et donc, quel que soit leur statut ou leur secteur d’activité, toutes les entreprises ont la possibilité d’envisager l’externalisation de la gestion de leur système informatique.
Il est également important de noter que certains secteurs spécifiques, comme le BTP, peuvent grandement bénéficier de services spécialisés en infogérance. L’informatique pour le BTP nécessite une expertise adaptée aux particularités du secteur, notamment en matière de gestion de projets complexes et de coordination des chantiers. Recourir à des solutions dédiées permet aux entreprises du BTP d’optimiser leur productivité tout en minimisant les interruptions et les risques liés à la gestion informatique.
Il convient de souligner que l’externalisation et les services gérés s’adaptent aux besoins et aux attentes des entreprises. Ainsi, en fonction de votre type d’entreprise, de vos besoins internes et de vos compétences, vous pourrez définir la meilleure option.
Concernant les fournisseurs de services informatiques, l’option gérée est recommandée, surtout s’il s’agit d’une PME qui n’a pas les ressources ou compétences nécessaires pour assurer la gestion de son infrastructure informatique. Les PME externalisent généralement les processus techniques qui requièrent des compétences avancées.
Ce qu’il faut rechercher lors de votre évaluation des services d’infogérance
Vous avez besoin d’un service d’externalisation informatique compétent, stable, flexible et surtout reconnu.
Un prestataire expérimenté
Une expérience réussie dans la relation client constitue le premier facteur à prendre en considération lors de votre choix. Avant d’engager un prestataire, vérifiez qu’il est bien familiarisé avec l’externalisation. À cet effet, n’hésitez pas à faire des recherches sur lui, consulter les retours des clients, etc.
Au minimum, l’entreprise doit comptabiliser des commentaires positifs de la part de ses clients. Il faut aussi se pencher sur la manière dont elle résout les problématiques informatiques selon ses expériences.
Un prestataire offrant des services sur le long terme
Lorsque l’on envisage l’externalisation, il est essentiel d’envisager une coopération sur le long terme. Il serait dommage de changer fréquemment de prestataire, car le partage de données personnelles est toujours en jeu. En conséquence, vous devez en trouver un qui peut vous fournir ses services pendant plusieurs années.
Prenez donc le temps de vous renseigner sur la structure et ses ambitions. L’idéal est que celle-ci puisse vous accompagner au moins dans les années à venir. La stabilité financière de l’entreprise est aussi un point à considérer lors de votre choix.
Une équipe hautement qualifiée et compétente
L’efficacité d’une société d’infogérance dépend de la qualification de son équipe. Chaque prestataire met à disposition différentes équipes, mais doit sélectionner spécifiquement les plus qualifiées pour le bon déroulement des missions demandées. En signant un contrat avec un partenaire en infogérance, ces représentants vont constituer votre équipe externe.
Un centre d’externalisation qui se soucie de son personnel
Le centre d’externalisation peut présenter des taux de turnovers importants. Parmi les raisons à cela, le traitement du personnel et des agents entre en compte. Le problème est que la rotation affecte également votre activité.
En effet, si les agents sont régulièrement remplacés, il y a de grands risques que vous perdiez du temps, voire que les nouveaux agents ne soient pas aussi compétents que les précédents. En outre, vous devez accueillir ces nouveaux agents ou les former. C’est pourquoi vous devez trouver une société d’infogérance qui traite ses employés le mieux possible.
Questions à vous poser avant d’engager un service d’externalisation
Voici quelques questions que vous devez vous poser avant d’engager un prestataire d’infogérance informatique pour la maintenance de votre parc informatique.
Quelles sont les raisons de l’externalisation ?
Avant d’externaliser la gestion informatique, vous devez avoir une bonne raison. Celle-ci peut être liée au climat économique, comme la concurrence, les besoins de clients cibles ou la nécessité de se concentrer sur son cœur de métier. Le pouvoir d’achat des clients peut également diminuer et les entreprises seront donc « obligées » de réduire leurs coûts.
Les raisons pour lesquelles les entreprises externalisent certaines de leurs activités sont multiples. Toutefois, les objectifs sont susceptibles de varier : amélioration des performances, meilleure maîtrise des coûts, amélioration de l’organisation interne, développement de stratégie, etc.
Externaliser, mais dans quel cadre ?
Il s’agit ici de définir les limites, une phase indispensable lors du processus d’externalisation. De manière plus précise, vous devez connaitre les limites et la faisabilité du recours à l’infogérance. Par exemple, vous devez déterminer les missions à confier au prestataire de services d’externalisation. Les mesures de contrôle ainsi que les risques sont définis à ce stade. On distingue notamment les risques juridiques, opérationnels et fiscaux.
Le coût de l’externalisation des services informatiques
L’externalisation permet aux entreprises de sous-traiter tout ou partie de leur système informatique. Ce service est facturé sur une base horaire, mensuelle ou forfaitaire et les prix varient généralement selon les services souscrits et d’autres facteurs spécifiques.
L’un des critères les plus importants à considérer lors de l’externalisation des services informatiques est l’ampleur de la tâche. En effet, vous devez effectuer des recherches sur le prestataire ainsi que sur ses capacités techniques afin d’obtenir un service de qualité. Jetez aussi un œil à ses accréditations afin d’avoir la certitude de sa fiabilité ainsi que de ses compétences.
Les réseaux d’entreprise jouent également un rôle essentiel dans les opérations informatiques et se composent généralement de routeurs, de câbles et de connexions internet. Sans un réseau efficace, il est impossible de faire un traitement de données de haute qualité. Par ailleurs, une bonne connexion à internet est également nécessaire. Selon les situations, la fibre optique peut être utile afin de rendre les données disponibles au niveau du cloud. Faites donc l’inventaire de votre parc informatique et de votre réseau avant de faire appel à un prestataire d’infogérance informatique.
Enfin, nous vous conseillons de tenir compte de la configuration de l’infrastructure. Celle-ci doit être exprimée comme suit : nombre de postes de travail, nombre de serveurs informatiques et nombre d’emplacements géographiques. Plus le nombre de terminaux est élevé et plus le coût du service est faible.
Limites de l’externalisation des services informatiques
Les contrats d’externalisation informatique constituent une bonne alternative pour les entreprises qui ne disposent pas des ressources nécessaires afin d’investir dans leur propre département informatique. Mais, ils ont aussi quelques inconvénients.
Perte de contrôle potentielle
Lorsque vous transférez des actifs à un prestataire de services informatiques, il sera impossible d’avoir le contrôle total de vos données et des opérations informatiques. Le partenaire d’infogérance peut devoir accéder à certaines données et à certains fichiers utilisés dans vos processus d’entreprise.
Cela peut aboutir à des complications lorsqu’un problème survient ou que des modifications doivent être apportées au système. À cela, s’ajoutent les risques potentiels pour la sécurité si un accord d’externalisation approprié n’est pas établi avant la collaboration.
Le manque de savoir-faire interne
Si l’ensemble de l’infrastructure informatique est confié à un service d’infogérance, vos propres employés risquent de ne pas comprendre les procédures liées aux prestations. Par conséquent, votre équipe deviendra dépendante des services du prestataire. Ce qui peut devenir un véritable problème lorsqu’une assistance en dehors des heures de travail sera utile ou qu’une aide directe est requise pour une question.
Le manque de transparence
Enfin, si le service d’infogérance est chargé de la gestion de votre base de données ou d’autres services, il va accéder à vos données sensibles. Cependant, il se peut que vous ne connaissiez pas les mesures de sécurité qu’il a établies pour le traitement et la protection de ces données.
En résumé, les services d’infogérance informatique sont un excellent moyen de réduire les coûts, d’améliorer la flexibilité et de faire avancer les projets des entreprises. Ils permettent à celles-ci de se concentrer sur leurs compétences de base tout en mettant à disposition des prestations informatiques de haute qualité. Toutefois, si vous envisagez de travailler avec des prestataires de services externes, il est essentiel de mettre en place certaines mesures de sécurité afin de vous protéger et d’éviter une dépendance totale.
