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Pourquoi et comment optimiser ses achats ?

Acheter des marchandises et les entreposer peut coûter cher pour une entreprise. En effet, les achats peuvent représenter jusqu’à 60 % du chiffre d’affaires contre une main-d’œuvre qui représente que 20 % à 30 %. Une gestion efficace des achats devient indispensable pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. On vous présente ici tous les bénéfices d’optimiser vos achats et la procédure pour y arriver.

Quels sont les avantages de l’optimisation des achats des entreprises ?

Opter pour l’optimisation des achats de l’entreprise présente de nombreux avantages pour votre entreprise. Cela vous permet de profiter des cinq impacts positifs suivants.

La réduction des dépenses

Vos collaborateurs, une fois qu’ils ont été sensibilisés sur la politique d’achat de l’entreprise, vont beaucoup plus se focaliser sur les besoins réels de l’entreprise. Ils pourront ainsi maitriser les commandes passées. De plus, cela leur permet d’aller à la découverte de nouveaux fournisseurs, de faire faire jouer la concurrence dans le but d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix possible.

L’augmentation de la marge

Une fois que les dépenses sont diminuées, cela permet de réaliser des économies qui en retour constituent un véritable effet de levier pour l’entreprise. La réduction du coût d’achat entraine une marge brute bien plus importante que si le chiffre d’affaires avait été augmenté.

Le gain de productivité

Centraliser toutes vos activités au sein des outils d’achats digitaux favorise une aisance d’interaction et donc une meilleure productivité. Cela se traduit par :

  • Une gestion des demandes intégrée au processus de commande et de négociation ;
  • Une validation des demandes confrontée au budget alloué ;
  • Un bon de livraison rattachée aux bons de commande ;
  • Une évaluation des fournisseurs ;
  • Une facture liée aux informations des tiers ;
  • Un paiement géré automatiquement depuis les outils.

La prévention des risques

En choisissant d’optimiser vos achats, vous enlevez un poids dans la balance des risques. Vous avez ainsi la garantie d’avoir un bon suivi des livraisons sans pour autant être confronté à une quelconque rupture dans la chaîne d’approvisionnement. Cela vous garantit également un paiement à temps des fournisseurs vous évitant ainsi tout litige.

En outre, l’optimisation de vos achats en entreprise permet de détecter facilement tout dépassement de budget et de faire remonter toute défaillance dans le système.

La création de valeur

Le service approvisionnement est créateur de valeur. Il en est de même pour les entreprises qui pratiquent l’optimisation des achats. Grâce à cette solution, tout un écosystème se forme en faveur de l’entreprise que ce soit en délivrant des produits de qualité ou en adoptant une démarche RSE.

Comment optimiser les achats en entreprise ?

Mettre en place une procédure d’achats optimisée au sein de l’entreprise est découpée en 5 grandes actions :

  • Mettre en place un audit des achats afin de s’assurer d’un référentiel unique qui mesure et collecte les achats ;
  • Catégoriser vos dépenses en tenant compte de la classification des achats et de leur volume pour identifier les économies réalisables ;
  • Rechercher des offres qui vont contribuer à une réduction des coûts ;
  • Centraliser les demandes et automatiser le processus d’achat ;
  • Partager la stratégie mise en place pour la sensibilisation des collaborateurs.

Après la mise en place de l’optimisation des achats, il est indispensable de mesurer les performances pour réaligner la stratégie si cela est nécessaire.

Comment mesurer la performance d’un service achats ?

Pour commencer, vous devez définir des objectifs précis envers vos fournisseurs. Votre plan de performance doit prendre en compte la qualité de la marchandise, le prix ainsi que les délais de livraison. Pour une meilleure consolidation de la stratégie globale de l’entreprise, le service achats doit mettre en place des KPIs en adéquation avec les autres parties.

Pour ce faire, vous aurez besoin des outils comme le tableau de bord. Ce dernier permet de suivre et de mesurer la performance du service achat de bout en bout.

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